Todos os meses a mesma coisa: faturas por email, fotografias por WhatsApp, papel entregue à última hora, e alguém do gabinete a digitar tudo outra vez. Este sistema recebe os documentos por onde o cliente já os envia, lê-os, e entrega a informação pronta a confirmar.
Por onde já envia hoje: fotografia pelo WhatsApp, PDF por email. Não tem de aprender nada novo nem instalar aplicações.
Extrai fornecedor, NIF, data, número do documento, valor sem IVA, IVA e total. Lê PDFs e fotografias, mesmo tiradas de lado ou com o papel dobrado.
Tudo aparece numa lista pronta a validar, com o documento original ao lado. Corrige o que estiver errado e aceita. A decisão continua a ser sua.
Depois de confirmado, os dados saem num ficheiro de importação no formato que o seu programa de contabilidade aceita.
O documento original fica guardado e arrumado por cliente e por período, sempre ligado ao registo que lhe deu origem.
É a primeira pergunta que um gabinete faz, por isso fica respondida já.
Um gabinete recebe de dezenas de clientes ao mesmo tempo. Cada documento fica ligado ao cliente que o enviou, sem misturas.
O mesmo documento enviado duas vezes não entra duas vezes na contabilidade.
A qualquer momento sabe que clientes já entregaram os documentos do período e quais ainda não deram sinal.
Quando um campo não está claro no documento, o sistema assinala em vez de adivinhar, e espera por alguém do gabinete.
Uma fotografia de um documento em papel é lida como se fosse um PDF. O cliente não precisa de digitalizador.
Tudo o que entra fica registado, incluindo o que não foi possível ler. Nenhum documento desaparece em silêncio.
O que está acima é o caminho mais pedido, não é uma caixa fechada. Cada gabinete trabalha à sua maneira, e o sistema é construído à volta do trabalho que já existe. Se imaginou isto de outra forma, é essa forma que interessa ouvir.
Se os seus clientes entregam de outro modo, ou se quer que passem a entregar de outro modo, a entrada é construída à volta disso.
O destino pode ser o seu programa, uma folha, uma pasta arrumada ou outra ferramenta que já use no gabinete.
Se o que lhe rouba tempo é outra coisa, e não a entrada de documentos, essa também se resolve. O ponto de partida é sempre o seu processo.
Quinze minutos chegam para perceber como o gabinete trabalha hoje e o que faria diferença tratar primeiro. Telefone, Meet ou Teams, como preferir.
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